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念好“四字经”,严控“四关口” 聚力打造退役军人人事档案管理利用“沾化样板”

                  念好“四字经”,严控“四关口”
       聚力打造退役军人人事档案管理利用“沾化样板”

退役军人人事档案管理事关退役军人就业安置、待遇核定等切身利益,加强和改进退役军人人事档案管理利用,是破解当前退役军人管理服务难题,维护退役军人合法权益的必然要求。为有效解决退役军人人事档案存放分散、数字化水平低等不规范问题,山东省滨州市沾化区不断创新工作思路,以科学规范为主线,以信息化建设为重点,以优化服务为目的,坚持高点定位、高标要求、高位建设,探索出了加强和改进退役军人人事档案管理利用的“沾化模式”。

  一、突出一个“严”字,“三个靠前”控好基础关

  一是靠前抓组织领导。沾化区将退役军人人事档案管理利用试点工作列入区委承接全市自主创新的40项改革事项和我区自主创新的16项改革事项范围,由区委改革办加强调度督导。成立了由分管副区长任组长的沾化区加强和改进退役军人人事档案管理利用试点工作领导小组,统筹推进全区加强和改进退役军人人事档案管理利用试点工作。二是靠前抓部署推进。区政府办公室印发了《关于加强和改进全区退役军人人事档案管理利用试点工作的实施方案》和《沾化区退役军人人事档案规范化管理工作实施细则(试行)》,明确了加强退役军人人事档案归集整理、数字化等工作任务、推进措施及时限要求。6月份组织召开全区加强和改进退役军人人事档案管理利用试点工作推进会议,专题安排部署全区退役军人人事档案管理利用试点推进工作,要求各乡镇(街道)及相关部门单位将档案工作与中心工作同部署、同检查、同落实,明确职责、齐抓共管。三是靠前抓薄弱环节。区退役军人事务局多次到区人武部、人社局及各乡镇(街道)进行调研,通过微信公众号、网络等媒体发布公告,对散落在个人手中的人事档案进行排查,全面摸清全区退役军人人事档案底数,精准掌握退役军人人事档案利用情况。全区共有需移交管理的档案1.2万份,其中区人武部集中存放4500份,各乡镇(街道)人武部存放约7300份,区人社局存放及散落在个人手中的档案约200份,形成专题调研报告,分析查摆出档案存放分散、管理主体不统一、数字化水平较低等问题症结,找准了推动全区退役军人人事档案管理利用的新路径。

  二、突出一个“优”字,“三专要求”控好质量关

  一是组建专班,一体化管理。区委、区政府高度重视退役军人人事档案管理利用试点工作,组建了由2名科级干部和6名工作人员组成的工作专班,选取区人武部作为试点单位先行先试,对存放在区人武部的各类退役军人档案按照属地顺序进行分类整理归集、建立电子档案。各乡镇(街道)均建立了不低于8名工作人员的工作专班,选派政治素质高、业务能力强的干部直接参与档案的收集、归类和整理,确保了全区试点工作协同推进。二是操作专业,一把尺衡量。档案管理利用的真实性、准确性和规范性是衡量工作标准、业务水平的一把尺子,为确保全区退役军人人事档案管理利用工作的高效规范,区政府办公室专门印发《关于加强和改进全区退役军人人事档案管理利用试点工作的实施方案》和《沾化区退役军人人事档案规范化管理工作实施细则(试行)》,明确了工作标准、操作流程,坚决把档案收集、分类、归档、利用等工作统一到一个标准上来,做到一把尺子量到底。三是专人落实,一站式办理。档案归集整理结束以后,退役军人人事档案全部移交区档案馆集中管理,移交后,全区退役军人人事档案调阅查询实行专人审批、专人登记、专人调阅制度,档案管理使用一站式办理,确保了档案管理的科学性和安全性。

  三、突出一个“实”字,“三个统一”控好细节关

  一是统一设计档案目录、档案封皮和档案盒。投资5万元统一设计、购置了档案盒及档案封皮,保障了全区退役军人人事档案的制式、规范。二是统一编制档案卷号、档案盒编号。按照档案管理技术要求,沾化区在退役军人人事档案整理归集工作中,统一使用全宗号、统一编制档案卷宗号、档案盒编号。档案编号采取“行政区划代码+四位编码”的方式进行编排,确保了档案编号的唯一性。由于区、乡镇两级同步开展档案归集整理、数字化等工作,我区采取分段预留的方式进行,根据前期排查摸底的数据,为各乡镇(街道)预留了档案编号、档案盒编号,确保了区乡镇两级同步进行,无缝衔接。三是统一移交管理。档案整理归集完成后,交接双方在确认无误的情况下,在每份档案目录及总目录中签字确认;在向区档案管理部门移交时,由区退役军人事务局及区档案馆经办人员签字确认入馆,确保档案交接完整无误。将密集架统一编号,以“密集架号+排号”确定存放位置,以乡镇为单位划分档案存放区域,同时,设计了档案查阅程序,做到存放合理、管理规范、查阅方便。

  四、突出一个“精”字,“三保原则”控好安全关

  一是保持原貌。由于退役军人人事档案为退役军人在部队服役这一特定时间阶段的履历记录,如实反映了退役军人服役期间的现实表现。因此,沾化区退役军人事务局将保持退役军人人事档案原貌作为档案归集整理工作的首要目标,不擅自将原始档案内任意资料清除,不擅自增加档案内容,并将原始档案袋作为整理后档案的组成部分,统一进行装订成册,切实保障了退役军人人事档案的原汁原味。二是保证流程。将退役军人人事档案管理归集整理工作科学划分为档案整理、编制目录、数字扫描和装订成册4个环节,每个环节都有专人进行操作,确保了档案整理归档闭环式运转。一方面,沾化区根据退役军人人事档案特点,统一编制了档案目录模板,包含入伍材料、退役材料、党团材料、军衔职务晋升材料、生活待遇材料、鉴定考核考察材料、奖惩材料、士官材料、评定岗位技能和学习材料、招用劳动合同材料及其他需存入档案的有关材料。另一方面,沾化区退役军人事务局多次就退役军人人事档案整理、管理、利用工作与市、区组织人事及档案管理部门沟通取经,严格按照档案管理要求进行整理归集、统一目录、统一装订存放。三是保障安全。由于退役军人人事档案的特殊性,沾化区在整理档案的过程中,尤其注意做好保密工作。首先,从区退役军人事务局及有关部门单位抽调政治合格、作风优良的同志组建工作专班,与专班工作人员签订保密协议,确保了档案归集整理工作的安全有序进行。同时,专班做到人员、场所保持相对固定,做到任务不完成,专班不解散,人员不撤离,工作不上网,信息不外传,有效保证了退役军人人事档案整理归集工作安全。

  沾化区退役军人人事档案管理利用试点工作全部完成,整理归集人事档案1.2万卷,全部完成数字化扫描和装订成册工作。下一步,沾化区将进一步强化流程塑造,健全退役军人事档案管理、借阅等制度,在推动退役军人人事档案数字化、智能化、规范化建设方面加大探索力度,形成长效机制,聚力打造退役军人人事档案管理利用试点工作“沾化样板”,以实干实绩贯彻落实党的二十大精神。